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一張紙+一個象限圖讓問題變簡單:快速整理、簡化流程、做好時間管理,搞定工作大小事

作者:吉山勇樹

譯者:劉愛夌

出版社:寶鼎出版

出版日期:2016/8/4

類別:職場工作術、時間管理

原文書名:紙1枚とマトリクスでできる 思考の片づけ

ISBN/條碼:978-986-248-579-8

定價:280元

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更多書籍介紹

簡單象限圖X高效步驟圖
快速搞定工作中的大小事
提供明確方法、步驟、建議
化繁為簡,輕鬆突破職場盲點+排除工作難題
社會新鮮人到職場老鳥都必學的高效工作整理術

 

 

在工作中,你常面臨以下狀況嗎 ?
◎「事情堆積如山,卻不知道從何做起……」
◎「明明有更緊急的案子要完成,但光處理雜務 ,時間就不夠了!」
◎「上司與客戶各說各話,到底該聽誰的?」
在資訊日新月異的時代,工作中要應變處理的事務也變得愈來愈複雜,上班族每天繃緊神經,一邊處理繁雜的工作事務,一邊擔心犯錯、做不好、沒效率。日本知名企業顧問吉山勇樹特別針對各樣職場問題及狀況,精心整理、分門別類,歸納出利用「一張紙」與一個「象限圖」就能讓工作變簡單的「象限圖思考整理術」!

 

◆橫軸X縱軸,象限圖讓工作變簡單
不同於一般「象限圖」只透過四個象限劃分事物,本書的「象限圖思考整理術」利用橫/縱雙軸明確標示軸線代表的工作方向或對象,並利用各象限中精心設計的對話框,進一步引導讀者思考面臨的現況或目標。因此,只需要一張紙及一個象限圖,運用兩個有效切線,就能輕鬆完成整理思緒的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,從此培養「思考行動」的習慣,迅速掌握工作重點、突破問題癥結、找出解決方法。

 

◆象限圖思考術,幫你解決五大職場問題
看似簡單的象限圖,只要巧妙運用,可發揮意想不到的功效!舉凡時間管理、人際關係、職涯發展、談判交涉、團隊合作都可派上用場。全書收錄各種實例、情境及應用表格,為你設想工作中不同的狀況,提供各式象限圖讓你參考。比方說,以象限圖結合步驟圖的概念,教你有效利用時間,迅速掌握工作輕重緩急;面對出包問題時,獨家提供兩大預防法寶;增進工作能力,提供必備的雙效進修法……廣泛應用在職場各領域,為你減輕工作負擔,提升效率。
此外,本書的「象限圖思考整理術」不只幫你「了解」問題,更有效歸納出「解決」問題的關鍵方法,讓棘手的工作難題瞬間變簡單。

※管理時間+提高工作效率→一個象限X三步驟,讓你有效掌控工作效率與計畫,並學會如何分配時間、妥善安排工作順序,如期完成上司交辦的任務!

※將人際關係化繁為簡→從四大象限圖檢視自己的:「主張」與「提問」、理性與感性、常理與不合常理、待人的態度……找到合宜的待人處事方法,活絡職場人際關係。

※找回工作幹勁、設定目標→日復一日的工作讓你逐漸失去熱忱?或是安逸的工作環境使你安於現狀、不想突破嗎?利用象限圖重新分類「你想做的事」,重燃工作熱情!

※順利與客戶達成共識→藉由象限圖重新檢視:雙方滿意度、客戶的需求順位、分析交涉對象,重新與客戶釐清需求重點,讓你交涉順利零糾紛,共創雙贏局面。

※加強工作團隊效率→要幫助團隊提升工作效率,可利用象限圖,依序檢視員工潛力、出包原因、改善方法、個人能力等,一一提供重要建議,精準調整團隊體質。

任何職場及生活上的大小難題,只需要隨手拿起一張紙,找到相對應的象限圖+步驟圖,就知道「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」更有效突破盲點、理出頭緒、加速決策,達到事半功倍!

 

 

【本書特色】
1. 針對職場常見問題,對症下藥,為上班族提供最實用的建議。
2. 利用象限圖,列出縱軸/橫軸,呈現真實情況,幫助讀者迅速找出問題癥結。
3. 活用步驟圖,不只點出問題,依循圖示的引導,可看見解決問題的明確方法。

吉山勇樹/作者
Hybrid商業顧問股份有限公司董事長兼執行長,每年有超過兩百天在處理企業顧問案件,內容包括組織開發、企劃立案、策略實踐、業務改善等,並舉辦相關研修、演講活動。目前推出多本暢銷書籍,二十一部著作中,有四部作品已在國外翻譯出版;在電視節目、報章雜誌等媒體上,經常能見到他的身影。平時亦擔任「日本教育再興聯盟」、「.JP」、「奈良東洋祭典」等多數非營利團體的理事、顧問,積極推廣教育文化的復興活動。同時身兼GMO Culture Incubation股份有限公司董事長兼總經理、法國香檳騎士團(Ordre des Conteaux de Champagne)騎士/金刀會(La Confrerie du Sabre d’Or)會員等職務。

 

 

劉愛夌/譯者
熊本居民。日本文學碩士,典型的A型,不標準的獅子座。
除了是個在中文與日文之間穿梭的自由譯者,還是個每天和兩個小寶貝搏鬥的媽媽。
聯絡請至:ireneliu.jp@gmail.com

目錄

Prologue 一張紙和象限圖幫你「撥雲見日」

 

Chapter1 時間老是不夠用嗎?這樣整理思緒準沒錯!

01 訂定計畫要「不留後路」
〔象限圖〕 規定時間的工作・時間自由的工作 × 預留時間・不預留時間

02 「草率」而始,「謹慎」而終
〔象限圖〕 草率・謹慎 × 慢思・快辦

03 將工作分為「自己就能做」和「自己做不到」
〔象限圖〕 自己就能做・自己做不到 × 同事做得到・同事做不到

04 小事又如何?大方和上司商量!
〔象限圖〕 WHAT × HOW

05 整合目的和目標
〔象限圖〕 WHY × WHAT

06 掌握工作的輕重緩急,決定先後處理順序
〔象限圖〕 重要度 × 緊急度

07 依成效和難度決定先後處理順序
〔象限圖〕 難度 × 成效

08 以「所需時間」和「產出時間」衡量工作
〔象限圖〕 所需時間 × 創出時間

09 發覺自己「想做什麼」
〔象限圖〕 Have to do × Want to do

10 自己跨出「半步」
〔象限圖〕 自己・他人 × 組織・個人

 

Chapter 2 想將人際關係化繁為簡?這樣整理思緒準沒錯!

01 積極表達己見
〔象限圖〕 提問 × 主張

02 用邏輯和誠意說服他人
〔象限圖〕 理性 × 感性

03  達成共識,消除偏見
〔象限圖〕 自己認為的常理・不合常理 × 對方認為的常理・不合常理

04 預防出包兩大法寶:「監視法」+「自我宣傳法」
〔象限圖〕 你懂自己嗎 × 別人懂你嗎

05 敞開心胸以誠相待,輕鬆建立職場好人緣
〔象限圖〕 尊重自己 × 尊重別人

06 「職場扮演的角色」決定你的行事風格
〔象限圖〕 積極派・謹慎派 × 領導型・跟隨型

07 尊重自己
〔象限圖〕 有意・無意 × 愛自己・愛他人

 

Chapter3 人生迷失了方向?這樣整理思緒準沒錯!

01 想要進修?從找出「能力落差」做起
〔象限圖〕 公司・個人 × 基本技能・專業技能

02 雙「效」進修法
〔象限圖〕 擅長・不擅長 × 意願高・意願低

03 分析附加價值,順利達成目標
〔象限圖〕 目標 × 附加價值

04 完全掌握「自我成長循環」
〔象限圖〕 改進意願 × 成長

05 即使遭遇困難也絕不放棄
〔象限圖〕 對現狀滿意與否 × 行動

06 競爭對手的多寡,將關係到職涯規劃
〔象限圖〕 工作 × 競爭對手

07 藉「單飛」表現自我
〔象限圖〕 團隊工作 × 個人活動

08 只要做到「公私相乘」,工作也能是種享受
〔象限圖〕 工作・私生活 × 改變・維持

09 利用「計畫性偷懶法」喚醒工作動力
〔象限圖〕 休假 × 工作

 

Chapter 4 別人總不把你的要求當回事?這樣整理思緒準沒錯!

01 適時表明自身立場
〔象限圖〕 利己 × 利他

02 釐清彼此需求重點,交涉順利零糾紛
〔象限圖〕 對方滿意度 × 我方滿意度

03 釐清交涉對象的需求順位
〔象限圖〕 價格 × 品質

04 若在「交期」和「價格」方面無法達成共識,可改從「品質」著手
〔象限圖〕 交期 × 價格

05 若在「品質」和「交期」無法達成共識,可改從「價格」著手
〔象限圖〕 品質 × 交期

06 善用服裝儀容,打造完美形象
〔象限圖〕 保守・前衛 × 獨特・普通

07 分析交涉對象所扮演的「角色」
〔象限圖〕 冷酷派・熱情派 × 領導型・跟隨型

08 依顧客的消費潛力訂定行銷策略
〔象限圖〕 市場潛力 × 交易經驗

 

Chapter 5 工作團隊不夠強?這樣整理思緒準沒錯!

01 工作不挑人,合作更順利
〔象限圖〕 挑人・不挑人 × 定型・未定型

02 摧毀團隊內的「隱形高牆」
〔象限圖〕 問題處理時間 × 影響

03 雙重角度整理工作失誤
〔象限圖〕 單次錯誤・屢犯錯誤 × 個人努力・公司協助

04 衡量同事的「能力」和「意願」高低
〔象限圖〕 工作能力 × 工作意願

05 「預防」和「應對」不應一概而論
〔象限圖〕 風險發生機率 × 風險影響程度

■前言

「事情堆積如山,卻不知從何做起、如何解決……一切沒完沒了,永遠看不見終點。」「急著要處理重要的事,無奈地發現,光處理雜務時間就用完了,最後只能不斷延宕,等到火燒屁股才臨時抱佛腳。」
「上司客戶各說各話,叫我做東做西,到底該聽誰的?每件事好像都很重要……根本無從判斷。」
今時今日,上班族正面臨前所未有的困境。
市場波動導致業務變化,隨之而來的是講求高速度、高效率的時代。在這樣的環境下,每個人的負擔(工作)日益增加。
再加上資訊科技日新月異,工作變得愈來愈複雜。
由於工作內容愈複雜,牽扯到的人(股東等)愈多,衡量利弊就愈困難。
隨著生活環境日漸便利,我們曝露在各樣的資訊下,每天都被迫整理、消化這些資訊,還得在一片兵荒馬亂中,做出最佳決策。
你曾有思緒亂成一片的經驗嗎?是否也曾不知如何是好,進而感到倉皇失措、停滯不前呢?
其實只要利用「一張紙」與「象限圖」,就能改善這些窘境!
這兩項工具能幫助你整理思緒,加快決策速度,讓你想做什麼就立即付諸實行。簡單來說,就是為你培養「思考行動」的習慣。
當面對課題與問題點時,本書能幫助你自然而然地「引導」出答案,進入下個階段,往未來踏出嶄新的一步。閱讀本書能讓你不再「滿頭問號」,明確知道下一步該怎麼走,水到渠成、馬到成功。
準備好讓你的人生「晉級」了嗎?

吉山勇樹

■一切從「寫出來」開始
如同前言所說,現代上班族正面臨各種煩惱。
尤其是對工作資歷尚淺的菜鳥而言,面對尚未習慣的業務,每天被工作追著跑,就連好好整理心情的時間都沒有,自然容易誤闖死胡同,一條路愈走愈沒盼望。縱使是老鳥也是不例外,因為隨著工作經驗增加,肩上的責任加重,被交辦得處理的事務也愈來愈多,因此,要如何迅速做決斷便成了當務之急。
想要改善這些狀況嗎?不想再做出錯誤判斷嗎?那就從「整理思緒」開始做起!
而想整理思緒,不能光用「想」的,而是該用「寫」的。若只是在腦中思考「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」這樣只會在原地兜圈子毫無進展,用筆寫在紙上才是正確的做法。
事實上,「寫出來」正是一種「藉由文字將問題明朗化」的舉動,也是引發新行動的催化劑。簡而言之,「思考行動」是解決一切的關鍵。

 

■靠雙軸找出「現狀」、「目標」、「解決」的線索!
寫出「課題」與「難處理的事項」只是整理思緒的第一步,問題並非就此解決。也就是說,羅列「今日待辦清單」並不等於訂好「今日計畫」,還必須依事情輕重緩急決定順序後,按部就班進行處理。
此外,在安排重點工作時,光是「想到什麼,寫什麼」是沒幫助的,應依工作的難易、成效高低加以排定優先順序。
這時,就是「象限圖」派上用場的時機了。
「象限圖思考整理術」指的是種利用橫縱雙軸整理思緒的方法。
不同於一般「象限圖」,它有兩個切線(軸),可顧及多方的考量。
而這個方法不費工、不耗時,卻能完成整理思緒缺一不可的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,而且效果奇佳,令人驚艷!
只要使用象限圖,包準讓你三大步驟一氣呵成:「現在我的工作是?」(把握現狀)→「今後該進行哪項工作?」(設定目標)→「要如何進行新工作?」(解決問題)。
不過,有一點請各位務必注意,那就是「軸的定義」。比方說,當目的是「提高工作效率」時,縱軸和橫軸分別該如何定義?你是否也為此感到疑惑呢?
別擔心!本書為你設想了各種不同狀況,提供各式象限圖供你參考。
相信其中一定有與你狀況相符的象限圖。
建議大家剛開始,可先使用其中一到兩個中意的象限圖,慢慢地,你會發現自己的想法愈來愈多元,邏輯也愈來愈清晰。
另外,還要提醒各位一件事。
那就是「思考行動」──光是整理思緒還不夠,別忘了要付諸行動。
本書介紹的「象限圖思考整理術」,不只能幫助你「了解」問題,更進一步幫你「解決」問題。
本書的五章內容皆基於此理念寫成,教授你處理「工作煩惱」的各樣祕訣。
除了工作以外,象限圖同樣能運用在生活之中,成為人生旅途中的明燈。

 

■訂定計畫時應將預留時間縮至最短
看完這張象限圖,相信一定讓不少人感到一頭霧水:「為什麼自由型的工作模式,不需預留時間?」
因為預留時間只是在浪費時間。
請你回想以前念書時,寫暑假作業的情形。你是否也曾預計在八月中全數寫完,最後卻拖到八月底,才急得像熱鍋上的螞蟻呢?之所以發生這種狀況,是因為替自己預留退路,「反正九月一日前寫完就好」,自然不把設定八月中的期限當一回事。
為了避免這樣的情形發生,我們必須嚴格控管時間,盡量不預留,又或是將預留時間縮至最短。按時完成工作,切忌得過且過。如此一來,計畫自然能環環相扣、確實進行。
反之,有時間規定的工作則應預留時間,以備應付最糟的狀況。

 

■快辦型工作應「謹慎」進行,預防錯誤發生
那麼,為什麼快辦型工作要「謹慎」以對呢?
這類處理型的工作和考察型工作正好相反,講求的是迅速確實,稍不留意就有可能會出錯。
以記帳為例,就算是會計老手,在事後核對時,還是會發現不少錯漏,因此非常沒有效率。
想防止這類粗心的失誤發生,就必須做好收尾、「謹慎」而終。
普遍上都認為慢思型工作應小心縝密,快辦型工作可草草了事,但這其實是錯誤的傳統觀念。
要知道,這些傳統觀念正是讓你「誤入歧途」的絆腳石。

 

■商談前先「預約」
在處理工作時應具備兩大觀點:「做什麼(WHAT)?」、「怎麼做(HOW)?」。
這兩點是「工作的基本要求」,然而,很多人卻連這樣的基本要求都做不到。
不少職場菜鳥都有相同煩惱:「知道上司要他做什麼,卻不知道自己該怎麼做。」這種人通常無法消化工作,導致事情愈積愈多,等到火燒屁股時,才向上司或同事求救。想擺脫這樣的惡性循環,就必須學習本書所提供的訣竅。
有些人則有「自作聰明」的煩惱。
例如「問這種基本問題,人家會不會覺得我很笨?會不會因此影響人事考核?」
想太多會讓人畏首畏尾,在多餘的自尊心驅使下,則容易停滯不前。
另外,常有人說:「上司跟前輩看起來都很忙,所以我想問卻不敢問。」
的確,現在的上司已不復從前,光是處理手頭工作就忙不完了,自然沒時間盯著下屬做事,甚至散發出「我現在很忙,不要來煩我」的氣息。
建議各位可先「預約」,在上司下達指令時,就事先預告「遇到不懂的事,我可能會中途向您請教」。只要多了這道「預約」手續,即使突然有事相求,上司也不會擺出一張臭臉。

 

■問答間,推測對方的實力
拜託他人做事時,掌握對方有多少實力和意願固然重要,但直接了當地問對方「你的工作能力好嗎?」、「你做事有沒有幹勁?」是非常沒禮貌的。
建議你可以用「旁敲側擊」的方式。例如,「你之前負責過哪些Case?」、「你擁有哪些證照?」得知對方有多少實力後,再決定要拜託他什麼樣的工作。
不過,如果對方能力不佳卻充滿幹勁,還是能把事情交給他做。畢竟「勤能補拙」,也許過程中他會慢慢進步也不一定。
那麼,要如何推測對方的幹勁高低呢?你可以這麼問:
「有時,我在工作上會遇到一些困難,請問遇到困難時,您都怎麼處理?」
談話時,應跳脫買賣雙方的「上下關係」,不一味用強,應適度地示弱。關鍵在於問出對方的真心話,藉由單獨對話,建立彼此的信任感。

 

■你的失誤是偶然還是必然?
任何人在工作時,都一定會出現小失誤;努力減少失誤固然必要,但更重要的是事後處理。
很多人在發現錯誤後,尚未掌握事情全貌就急著應對。以下就是一個例子。
「吼!你又出包了!數字輸入錯格了!快把它改好!」
被上司罵到臭頭的,是剛進公司不久的菜鳥事務員A。
A表面上頻頻道歉,心中卻忍不住抱怨:「明明是電腦格式自己跑掉的」。
到底是電腦出問題,還是A自己搞錯了?根本不得而知。
但像這種的情形,上司通常會直接歸咎於事務員,草草了事。事實上,這麼做對之後的改善並無幫助,進而導致錯誤一而再再而三地發生。
出現失誤時,應確實知道這是屬於偶然還是重複發生的狀況?是「單次錯誤」還是「屢犯錯誤」?想當然耳,後者較為嚴重。
經過分類後,就可以開始訂定應對策略。要注意的是,必須判斷這些錯誤是靠個人努力就可解決,還是需要公司協助調整工作環境才能改善──若誤判狀況,將導致問題永遠無法解決。
以前述A的例子來說,如果真是電腦系統問題而導致出包,一味訓練事務員是於事無補的,必須在公司的協助下修復系統才能解決問題。

 

■從所需時間較短的課題開始處理
話雖這麼說,但不是所有問題都能立刻解決。
下一張象限圖是,以處理時間是否超過一個月為基準分類。在處理課題時,建議先從短期內可完成的項目著手。中長期任務無法立即見到成果,士氣容易受到打擊;倒不如先解決一個短期內就能達成的目標,鼓舞軍心,接下來做事自然能水到渠成。
以前述的A工作團隊為例,可從「增加成員溝通機會」做起。為什麼呢?因為要製造溝通機會很簡單,明天就可以立刻安排。相對地,「簡化業務工作」、「多雇業務助手」則牽涉到整間 公司的行政問題,甚至必須說服直屬上司或高層人員,可能要花超過一個月的時間。
用象限圖整理後,主管就能釐清自己有哪些該做的事。與間接課題一樣,直接課題也要依處理時間是否超過一個月進行分類,並優先解決一個月內可完成的項目。
像「列出顧客清單」這種短期內就能完成的工作應盡快進行;而在電視廣告這類行銷策略則得花上一段時間,得先等高層點頭,調度部門人員後才能執行。
若團隊成員中有人對「列出顧客清單」有疑慮,認為沒有執行的必要,身為主管,應設法向下屬分析說明,確保所有成員都了解每項工作的重要性和必要性。


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